Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Süd

Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Struktur- und Genehmigungsdirektion Süd (SGD Süd) die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.

1. Die elektronische Kommunikation

1.1 formfreie elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich formfrei, sofern nicht durch eine Rechtsvorschrift spezielle Formen vorgeschrieben sind.
Für eine formfreie, elektronische Kommunikation, für die eine Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben ist (z.B.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.), steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:

poststelle(at)sgdsued.rlp.de

Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite https://sgdsued.rlp.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der SGD Süd ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.

1.2 formgebundene, rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation

Daneben besteht nach Maßgabe von § 3a Absatz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), der über § 1 Absatz 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, die Möglichkeit einer formgebundenen, rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2). Eine formgebundene, rechtsverbindliche Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet (wie z.B. bei der Einlegung eines Widerspruchs) und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll.

Die SGD Süd eröffnet diesen Zugang und bietet Ihnen die Möglichkeit zur formgebundenen, rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation an (Virtuelle Poststelle).

2. Virtuelle Poststelle

Das Nutzerkonto Rheinland-Pfalz bietet Ihnen mit dem Online-Dienst Virtuelle Poststelle (VPS) die Möglichkeit, sicher, vertraulich, nachvollziehbar und rechtsverbindlich elektronische Post mit Stellen der öffentlichen Verwaltung in Rheinland-Pfalz auszutauschen. Verschlüsselungsmechanismen sorgen dafür, dass übermittelte Informationen nicht unbefugt eingesehen werden können. Sie erhalten ferner automatisiert eine Mitteilung, aus der Sie erkennen können, ob Ihre Nachricht versendet und an den Empfänger übermittelt wurde.

Voraussetzung für die Versendung von Nachrichten mittels der Virtuellen Poststelle ist eine Registrierung im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz. Sofern Sie auch selbst von Stellen der öffentlichen Verwaltung elektronisch Post erhalten wollen, bedarf es einer Zugangseröffnung. Diese können Sie über ihr Benutzerprofil erklären.

Registrierung und Zugangseröffnung

Um die Virtuelle Poststelle nutzen zu können, bedarf es zunächst einer Registrierung und ggf. einer Zugangseröffnung.

Registrierung

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren. Eine Registrierung hat den Vorteil, dass eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) ausgestellt wird und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Hier finden Sie Registrierungsanleitungen und das Öffentliche Verschlüsselungszertifikat der VPS.

Zur Registrierung

Zugangseröffnung

Bevor Stellen der öffentlichen Verwaltung rechtsverbindlich elektronisch über die Virtuelle Poststelle mit Ihnen kommunizieren dürfen und können, bedarf es folgender Informationen:

  • Ihre rechtliche Zustimmung zum elektronischen Nachrichtenverkehr
  • Die technischen Angaben zur Adressierung und Formatierung der Nachrichten

Beide Bestandteile müssen in der sogenannten Zugangseröffnung festgehalten werden. Mit der Zugangseröffnung wird Ihr Bürgerpostfach dem amtlichen Briefverkehr gleichgestellt. Mit dem Zugang eines elektronischen Dokuments können Ihnen rechtlich verbindlich Mitteilungen überstellt werden. Eine Zugangseröffnung im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz können Sie jederzeit zurückziehen bzw. deaktivieren. Die Kommunikationspartner und die zulässigen Formate können Sie jederzeit ändern.

Technische Voraussetzungen

Um die Virtuelle Poststelle nutzen zu können, sollten Sie folgende technische Vorgaben beachten.

Maximale Dateigröße – max. 30 MB
Die Größe einer elektronischen Nachricht darf 30 Megabyte nicht überschreiten. Grundsätzlich wird empfohlen, Dateien für den Versand zu komprimieren (Zip-Ordner).

Unterstützte Formate für Dateianhänge

Sie können folgende Formate als Dateianhang übermitteln:

  • American Standard Code for Information Code (ASCII)
  • Rich Text (RTF) / Textdatei (TXT)
  • Portable Document Format (PDF)
  • Extensible Markup Language (XML)
  • Tagged Image File Format (TIF) / Graphics Interchange Format (GIF) / Joint Photographic Experts Group (JPG)
  • Microsoft Office Dateien (DOC/DOCx / XLS/XLSx / PPT/PPTx)
  • Open Office (ODT / ODS)
  • Hypertext Markup Language (HTML/HTM)
  • ZIP File Format (ZIP)
  • Windows Bitmap (BMP)

Übersendung signierter Dateien / Mehrfachsignaturen

Die Virtuelle Poststelle verarbeitet Dateianhänge, die eine qualifizierte Signatur beinhalten. Bei Mehrfachsignaturen ist die Verarbeitung nur möglich, wenn die Dateien von allen Personen mit einer identischen Software und der Signaturkarte eines Herstellers versehen sind.
Unterstützte Signaturformate sind PKCS#7 (enveloped und detached) und PDF-Dateien im PDF-Inline-Format mit eingebetteten PKCS#7-Signaturen.

3. Nutzung von Dokumenten der SGD Süd

Über den unter 2. beschriebenen Kommunikationsweg können Sie auch die auf unserer Homepage veröffentlichten Dokumente, die wir Ihnen zum Download bereitgestellt haben, nach entsprechender Bearbeitung an uns übersenden. Dokumente mit Unterschriftserfordernis sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

4. Ansprechpartner

Bei Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der SGD Süd steht Ihnen unsere Hotline unter der Rufnummer 06321 99-2999 zur Verfügung oder wenden Sie sich per E-Mail an edv(at)sgdsued.rlp.de.

5. De-Mail

Die sichere, vertrauliche und nachweisbare elektronische Kommunikation mit den Bußgeldstellen der SGD Süd kann ab sofort mittels De-Mail erfolgen.

Das Postfach lautet: sgdsued(at)rlp.de-mail.de

Bitte beachten Sie, dass Sie selbst eine De-Mail-Adresse benötigen, wenn Sie uns eine De-Mail senden möchten. Eine De-Mail-Adresse erhalten Sie bei den staatlich zugelassenen De-Mail-Anbietern.
Vergessen Sie nicht, in Ihrer E-Mail Ihren vollständigen Namen und Anschrift zu nennen. Dies ist für die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens unabdingbar.

6. Datentransfer

Für den ein- und ausgehenden Datentransfer, insbesondere umfangreicher Daten, nutzt die SGD Süd grundsätzlich die landeseigene Lösung „Webfestplatte LDI-Safe“. Gerne stellen wir Ihnen im Bedarfsfall einen Zugang zum LDI-Safe zur Verfügung.